Frankierung im Unternehmen: Frankiermaschine, Online-Frankierung oder Dienstleister?

Seit 2025 darf die Deutsche Post Briefporto im genehmigten Rahmen um 10,48 Prozent anheben, der Spielraum gilt bis Ende 2026. Für 2027 hat die Deutsche Post bei der Bundesnetzagentur eine weitere, deutliche Erhöhung beantragt, eine Entscheidung wurde für Ende 2026 erwartet, als Begründung nennt die Post unter anderem gestiegene Personal- und Energiekosten sowie sinkende Briefmengen. Bei steigenden Centbeträgen pro Sendung entscheidet die Wahl der Frankierung zunehmend über die tatsächlichen Versandkosten eines Unternehmens, gerade bei regelmäßigem Rechnungs- oder Werbeversand summieren sich kleine Unterschiede pro Brief schnell zu spürbaren Jahresbeträgen.

Frankiermaschine im eigenen Haus

Eine eigene Frankiermaschine ermöglicht die DV-Freimachung und damit meist einen kleinen Rabatt gegenüber der Briefmarke. Dem stehen Anschaffung oder Miete, regelmäßige Wartung, wiederkehrende Prüfintervalle und die Bindung von Personal für Befüllung, Kontrolle und Abrechnung gegenüber. Wirtschaftlich wird eine eigene Maschine in der Regel erst ab einem stabilen, täglichen Briefaufkommen, bei schwankenden oder saisonalen Mengen bleibt oft Leerlaufzeit ungenutzt, und die fixen Kosten laufen unabhängig vom tatsächlichen Versandvolumen weiter.

Online-Frankierung und Portokasse

Für kleine oder stark schwankende Mengen ist die Online-Frankierung ohne eigene Hardware praktisch, Guthaben wird digital verwaltet und einzelne Sendungen sind sofort frankierbar, ohne Wartungsvertrag und ohne Investition. Ein automatischer Mengenrabatt oder eine Bündelung zu Dialogpost-Konditionen entsteht dabei aber nicht von selbst, jede Sendung wird einzeln erfasst und frankiert. Ab einem gewissen Volumen wird der manuelle Aufwand pro Sendung spürbar, insbesondere wenn Adressdaten, Kuvertierung und Frankierung in getrennten Arbeitsschritten organisiert werden müssen.

Frankierung als Teil des ausgelagerten Postausgangs

Ein Lettershop bündelt Sendungen mehrerer Auftraggeber und erreicht dadurch häufig Mindestmengen für Dialogpost oder andere reduzierte Produkte, die ein einzelnes Unternehmen allein nicht auslasten würde. Kuvertierung und Frankierung laufen dabei in einem Arbeitsschritt, die jeweils günstigste zulässige Versandart wird automatisch anhand von Format, Gewicht und Zielgebiet gewählt, ohne eigene Investition in Maschinen, Wartung oder Eichfristen. In Kombination mit der Kuvertierung entfällt zudem der Medienbruch zwischen Druck, Kuvertierung und Versand, und Auftragsspitzen, etwa bei Rechnungsläufen zum Monatsende oder bei größeren Werbeaktionen, lassen sich ohne eigenes zusätzliches Personal auffangen. Für das Unternehmen bedeutet das planbare Kosten pro Sendung, unabhängig davon, ob das Volumen in einem Monat höher oder niedriger ausfällt.

Fazit: Welche Lösung passt zu welchem Volumen?

Bei geringen, unregelmäßigen Mengen ist Online-Frankierung meist ausreichend. Bei einem stabilen, mittleren Tagesvolumen kann sich eine eigene Frankiermaschine rechnen, sofern Wartung, Prüfkosten und Personalzeit realistisch eingepreist werden. Bei größeren oder schwankenden Mengen, insbesondere in Kombination mit Rechnungs- oder Werbeversand, lohnt sich häufig der Vergleich mit einem externen Dienstleister, gerade weil das Porto 2027 voraussichtlich erneut steigt und jede unnötige Stufe im Prozess dann stärker ins Gewicht fällt. Wichtig ist in jedem Fall ein realistischer Vergleich der Gesamtkosten, also Porto, Maschine oder Gebühr, Wartung und Arbeitszeit zusammen, statt nur den reinen Portosatz zu betrachten. Mit dem Einspar-Rechner lässt sich das eigene Einsparpotenzial in wenigen Minuten unverbindlich abschätzen.