E-Rechnungspflicht 2027: Was B2B-Unternehmen jetzt vorbereiten müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen, nicht mehr nur empfangen können. Bis zum vollständigen Inkrafttreten der Pflicht für alle B2B-Unternehmen zum 1. Januar 2028 bleiben noch rund 16 Monate, doch Umstellungsprojekte dieser Größe brauchen Vorlauf. Wer jetzt plant, vermeidet im Dezember 2026 Zeitdruck.

Die Fristen im Überblick: 2025, 2027, 2028

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen, das am B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland teilnimmt, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben in der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Zum 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregelung für größere Unternehmen: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss ab dann selbst E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht uneingeschränkt für alle B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Wer ab 2027 wirklich betroffen ist

Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach Paragraf 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, nicht auf einzelne Geschäftsbereiche. Für viele mittelständische Betriebe in Düsseldorf und dem Rheinland ist die Schwelle schneller erreicht als gedacht, insbesondere wenn Rechnungsausgang und Buchhaltung bisher getrennt betrachtet wurden. Wichtig für die Praxis: Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen, klassischer Postversand bleibt dort weiterhin ein zulässiger und in vielen Fällen bevorzugter Weg.

XRechnung und ZUGFeRD: Welches Format passt

Als konforme Formate gelten XRechnung, ein rein strukturiertes XML-Format, und ZUGFeRD, das ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Reine PDF- oder Word-Dateien per E-Mail erfüllen die Anforderungen ab 2027 nicht mehr, auch wenn sie elektronisch versendet werden. Die Formatwahl hängt vom eigenen ERP- oder Warenwirtschaftssystem und von den Anforderungen der Geschäftspartner ab. Wer heute noch klassisch aus dem Rechnungsdruck heraus arbeitet, sollte die Schnittstelle zum E-Rechnungs-Ausgang frühzeitig mit einplanen.

Was jetzt zu tun ist: die nächsten Schritte

Sinnvoll ist zunächst eine Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen gehen aktuell postalisch, per PDF-Mail oder bereits elektronisch strukturiert hinaus, und an welche Kundengruppen? Darauf folgt die Auswahl einer Lösung, die B2B-Rechnungen automatisiert im richtigen Format erzeugt und gleichzeitig den Rechnungsversand für B2C und Ausnahmefälle zuverlässig weiterführt. Gerade in der Übergangsphase profitieren Unternehmen von einem Partner, der beide Wege, elektronisch und postalisch, aus einem Prozess heraus abdeckt, statt zwei Systeme parallel zu pflegen.

Papier bleibt relevant: der Umgang mit Ausnahmen

Auch nach 2028 verschwindet der Briefversand nicht vollständig aus der Rechnungsstellung: B2C-Kunden, bestimmte Kleinbetragsrechnungen und internationale Geschäftsbeziehungen außerhalb des deutschen B2B-Rahmens bleiben Fälle, in denen Druck, Kuvertierung und Versand weiterhin gebraucht werden. Eine digitale Poststelle kann dabei helfen, eingehende Belege und Rechnungen unabhängig vom Format an einer Stelle zu bündeln. Wie viel sich durch eine Bündelung von Rechnungsausgang und Portooptimierung insgesamt einsparen lässt, zeigt ein Blick auf den Einspar-Rechner.