Dialogpost Voraussetzungen: Mindestmenge, Format und erlaubter Inhalt

Dialogpost ist der günstigste Weg, Werbung per Post zu verschicken: je nach Format und Menge liegt das Porto bei rund 0,38 € netto statt 0,95 € für den Standardbrief. Der Preisvorteil ist allerdings an Bedingungen geknüpft, und wer eine davon reißt, zahlt am Ende den vollen Brieftarif. Dieser Überblick zeigt, was erfüllt sein muss.

1. Mindestmenge: 5.000 Sendungen, mit zwei Ausnahmen

Die reguläre bundesweite Mindestmenge liegt bei 5.000 Sendungen je Einlieferung. Darunter gibt es zwei Wege:

• Regional einliefern: Ab 200 Sendungen je Leitregion, also je gleicher erster beider Stellen der Postleitzahl, ist Dialogpost auch bei kleineren Auflagen möglich. Sinnvoll, wenn Ihre Zielgruppe räumlich konzentriert ist.
• Dialogpost Easy: Für Auflagen zwischen 500 und 4.999 Sendungen, gegen einen Zuschlag je Sendung. Das rechnet sich immer dann, wenn der Zuschlag unter der Differenz zum Standardbriefporto bleibt.

Wichtig: Die Mindestmenge gilt je Einlieferung, nicht je Jahr. Wer vierteljährlich 1.500 Stück verschickt, kommt regulär nicht in den Tarif, es sei denn, die Läufe werden gebündelt oder regional eingeliefert.

2. Inhalt: werblich und inhaltsgleich

Dialogpost ist ausschließlich für Werbesendungen zugelassen, der werbliche Zweck muss der Hauptzweck der Sendung sein. Ausgeschlossen sind insbesondere:

• Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsaufforderungen
• geschäftliche Pflichtmitteilungen
• Warensendungen und Verkaufsware

Zulässig sind Angebote, Kataloge, Einladungen, Warenproben und Werbeartikel. Alle Sendungen einer Einlieferung müssen inhaltsgleich sein: Personalisierung von Anrede, Adresse, Gutscheincode und einzelnen Feldern ist erlaubt, ein grundlegend anderer Inhalt für einzelne Empfänger dagegen nicht. Für Rechnungen und Pflichtmitteilungen ist der reguläre Versand der richtige Weg, etwa unser Rechnungsversand.

3. Format und Gewicht

Zwei Formatklassen sind in der Praxis relevant:

Dialogpost-Preise netto zzgl. Umsatzsteuer, Stand 2026. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist die Steuer ein durchlaufender Posten.

Die Formatgrenzen sind hart. Ein Beileger, der die Sendung von 5 auf 6 mm bringt, wirft sie in die nächste Klasse, und bei großen Auflagen sind das schnell vierstellige Beträge. Deshalb gehört eine Formatprüfung vor den Druck, nicht erst nach der Kuvertierung.

4. Adressen und Frankierung

• Die Sendungen müssen nach Postleitzahl sortiert eingeliefert werden, auf- oder absteigend und einheitlich.
• Die Frankierung muss einheitlich sein und einen Matrixcode tragen. Zugelassen sind DV-Freimachung, Frankiermaschine und Internetmarke. Das übernehmen wir über den Frankierservice.
• Die Adressen müssen zustellfähig sein. Unzustellbare Adressen kosten doppelt: Porto für eine Sendung, die niemanden erreicht, plus Rückläuferbearbeitung.

Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Bei einer Adressliste, die zwei Jahre nicht abgeglichen wurde, sind erfahrungsgemäß mehrere Prozent nicht mehr zustellfähig. Eine saubere Adressaufbereitung vor dem Versand rechnet sich fast immer.

5. Laufzeit

Dialogpost wird dienstags bis samstags zugestellt, in der Regel innerhalb von vier Werktagen nach dem Einlieferungstag. Das ist ein Qualitätsziel, keine verbindliche Zusage. Für zeitkritische Aussendungen, etwa Einladungen mit knapper Frist oder Aktionen mit Stichtag, sollten Sie entweder früher einliefern oder auf den Standardbrief ausweichen.

Checkliste vor der Einlieferung

• Auflage erreicht die Mindestmenge: 5.000 bundesweit, 200 je Leitregion oder Easy ab 500
• Inhalt ist werblich und für alle Empfänger inhaltsgleich
• Format und Gewicht liegen sicher innerhalb einer Klasse, inklusive aller Beileger
• Adressen sind geprüft, dublettenbereinigt und zustellfähig
• Sortierung nach PLZ und einheitliche Frankierung sind vorbereitet
• Zeitpuffer für die Laufzeit ist eingeplant

Wie günstig wird es konkret?

Ob Dialogpost für Ihre Aktion tatsächlich günstiger ist als der Standardbrief, hängt von Auflage, Format und Inhalt ab. Den direkten Portovergleich beider Wege haben wir gegenübergestellt: Dialogpost oder Standardbrief? Der Vergleich für Ihre Werbesendungen. Einen ersten Anhaltspunkt für Ihre eigenen Zahlen liefert der Einspar-Rechner.